ادارة المكاتب

وأصبحت إدارة المكاتب مهمة معقدة ومعقدة بشكل متزايد, إن الطلب المتزايد على السرعة والدقة، والمعرفة بالتكنولوجيا الجديدة والقوى العاملة المتنوعة بشكل متزايد، يجلب التحديات وكذلك فرص النمو.

تستكشف هذه الدورة الديناميكية المتعمقة بعض المهارات الأكثر تقدمًا التي يمكن أن تساعد مدير المكتب على العمل بثقة وإبداع وفعالية.

وتهدف هذه الدورة الى تطوير مهارات المشاركين في الإدارة المكتبية الحديثة وخاصة في ظل ظهور المنظمات الكبيرة كسمة من سمات العصر الأمر الذي أدى إلى تعاظم دور الإدارة المكتبية باعتبارها حلقة الوصل الرئيسية بين الإدارة والأطراف الأخرى ، وذلك سعيا إلى التقدم والنمو المستدام.

أهداف البرنامج :

سيكون المشاركون في نهاية البرنامج التدريبي قادرين على:

• تحديد المجالات التي يجب أن تسيطر عليها

• التغلب على التسويف والإجهاد

• معالجة واسترجاع المعلومات الحيوية بشكل فعال

• حفظ وتوثيق البيانات وفهرستها يدويا والكترونيا

• تحسين قدرتهم على الاستيعاب والتركيز

• تحسين أدائهم عند التعامل مع الآخرين، والأوراق، والأولويات الموضوعات التي تغطيها الدورة

• تحديد الأولويات: تحديد الأهداف... خطة إدارة الوقت ذات الخطوات الخمس

• الاتصال الفعال

• الابتكار والابداع فى العمل

• استخدام مهاراتك القوية لمعالجة كمية المعلومات التي فوق مكتبك

• اكتساب مهارات استخدام ذاكرتهم واستدعاء المعلومات

• الحفاظ على السيطرة: كيفية استخدام الإجهاد لمصلحتهم وتعالج الإرهاق

الجمهور المستهدف :

• محترفو ومحترفات الاداريات.

• المدير التنفيذي والمساعد الإداري.

• المساعد الشخصي للمدير التنفيذي.

• السكرتير التنفيذي والمساعدين الشخصيين.

• مساعدو التنفيذيين والسكرتير الائتماني وغيرهم من وظائف مهنيي المكاتب المتعلقة بالإدارة والسكرتارية.

اليوم الاول
التعامل مع الفوضى

- التعامل مع الفوضى

اكتشاف الإرهاق والقضاء عليه
خفض حجم المقاطعة
العمل بكفاءة في حالة وجود عبء العمل وفي حالة غياب عبء العمل

- التحكم في وقتك

حدد أهدافك
ضع أولويات وقتك ونشاطاتك
ضاعف وقتك بتطبيق خطة السيطرة على الوقت ذات الأربع خطوات

اليوم الثاني
الاتصالات الشخصية

أهمية الاتصالات الفعالة
اكتشاف العوائق التي تواجه الاتصال والقضاء عليها
تعزيز مهارات الاستماع والاستجواب لديك
تفادي الغموض وسوء الفهم – إرسال الرسالة الصحيحة
الاتصال غير الشفهي – لغة الجسد الإيجابية
الاتصالات من فرد لآخر، وغير الرسمية، وأثناء الاجتماعات
استخدام مهارات الاتصال لديك للتفاوض وإقناع الآخرين

اليوم الثالث
تقوية الذاكرة واسترجاع المعلومات

شرح الفرق بين الاستيعاب، والذاكرة، واسترجاع المعلومات
فهم كيفية عمل الذاكرة
استخدام أساليب تقوية الذاكرة واسترجاع المعلومات
الوحدة الخامسة
الحفاظ على السيطرة
تحديد أعراض الإرهاق
تطبيق الأساليب الحازمة
تطوير مهارات التأقلم

اليوم الرابع
التحليل، وصنع القرارات، والتفكير الإبداعي

تحليل البيانات وصنع القرار
تطبيق التفكير الإبداعي في مجال حل المشاكل وصنع القرار
وضع القرارات المتخذة موضع التنفيذ
الثقة بما تطرحه من مبادرات وأحكام
قوة التفكير المجدد والإبداعي
تعزيز مهارات الذاكرة لديك

اليوم الخامس
مهارة التأثير والإقناع

الاتصال بثقة - التغلب على المشاكل في المستوى الأعلى
عرض وجهة نظرك بثقة ووضوح في الاجتماعات أو لدى الإدارة
الاتصال القوي والمقنع والجازم – كيفية التأثير باستخدام النمط المؤثر
التعامل مع الأشخاص مثيري المشاكل – تحديد تأثيرك على هذا النوع من العلاقات الصعبة
تطبيقات البرمجة اللغوية العصبية في مجال السكرتارية و ادارة المكاتب

نموذج الاستعلام